Jak zautomatyzować faktury z KSeF i spać spokojnie
Z praktyki implementacyjnej jedno rzuca się w oczy – największym wyzwaniem nie jest sam KSeF, tylko to, co dzieje się wokół niego. System działa przewidywalnie. Chaos pojawia się w wewnętrznych procedurach.
W wielu organizacjach obieg faktur ma zbliżony schemat. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu trzeba jeszcze sprawdzić, czy wszystko się pokrywa. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.
KSeF ten problem uwidacznia. Nie daje już możliwości na półśrodki i działanie ad hoc.
Dlatego wdrożenie nie powinno rozpoczynać się od systemu, tylko od uporządkowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po analizie wyszło, ile czasu było tracone na ręczne wprowadzanie danych. Po przekształceniu procesu księgowanie, które wcześniej pochłaniało kilka dni, zaczęło być realizowane w tym samym dniu.
Największy efekt daje Automatyzacja faktur z ksef Dokument trafia do systemu, dane są odczytywane i przekazywane dalej bez udziału człowieka. Nieskomplikowane. I właśnie ta prostota przynosi największe korzyści.
Na początku występuje opór – to normalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie wychodzi na jaw, że nikt nie chce cofać się do ręcznego przepisywania dokumentów i sprawdzania ich „na oko”.
Największy błąd, jaki można popełnić, to uznanie KSeF jedynie jako obowiązku do odhaczenia. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym problem na lata. Jeśli jednak wykorzysta się ten moment na uporządkowanie procesów, efekty widać bardzo szybko – mniej błędów, więcej kontroli i realna oszczędność czasu.